Zo manage je info overload

Wat een frustratie! De hele dag druk bezig geweest, maar nul productiviteit gehaald. Oorzaak: info overload.

Klinkt dit niet erg bekend? Er zijn veel van dit soort dagen. Van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat wordt je belaagd door e-mail, tweets, discussie op LinkedIn, nieuwsbrieven, Sms’jes, en ga zo maar door. Allemaal belangrijk en allemaal de moeite waard om op te reageren. En dat doe je dan dus ook, en prompt!

Niets wil je missen van wat er buiten en binnen je organisatie gaande is. Je wilt graag deel uitmaken van al die bruisende activiteiten. Maar vraag je jezelf ooit wel eens af of dit wel de juiste weg is? Wat is eigenlijk je doel voor vandaag? Wat wil je concreet bereiken? Is het niet veel belangrijker om je daarop te focussen? Het antwoord lijkt me simpel.

Neem het heft weer in eigen hand

Waar wordt je uiteindelijk op afgerekend? Wat is bepalend voor het succes van je organisatie of je carrière? Dat is de effectiviteit waarmee je je doelen bereikt. En die effectiviteit wordt maar wat vaak in de weg gezeten door de info overload die we dagelijks te verwerken krijgen.

Het wordt tijd dat je weer zelf je agenda bepaalt. Dat je niet meer geleefd wordt door de buitenwacht. Neem het heft in eigen hand. Moeilijk? Welnee, op het eind van deze dag heb jij je zaakjes afgewerkt. Jij stapt met een tevreden gevoel de avond in. Ik heb een rijtje tips voor je die je op weg helpen. En daar ga jij vanaf vandaag mee aan de slag.

1. Begin de dag met een lijstje
2. Zet pas daarna de PC aan
3. Verwerk je e-mail in batches
4. Tweet op gezette tijden
5. Schoon nieuwsbrieven op
6. Schuif nieuwsbrieven naar achteren
7. Bewaar Social Media Networking voor luie momenten

1. Begin de dag met een lijstje

Stel aan het begin van de werkdag een lijstje activiteiten op. Dat zijn de doelen voor vandaag. Daar ga je je op richten. Niets kan jou ervan afbrengen om dat lijstje af te werken. Hou het wel haalbaar, want je hebt niets aan een lijstje dat je niet krijgt afgevinkt.

2. Zet pas daarna de PC aan

Is het lijstje af, zet dan pas de PC aan. Dit is cruciaal, want zodra de computer aan gaat is het afgelopen met de rust. Dan stromen de piepjes en berichtjes binnen. Het grote afleiden is begonnen.

3. Verwerk je e-mail in batches

Laat nooit de hele dag de e-mailtjes binnenstromen. Durf Outlook, Mail, of welk e-mailpakket je ook gebruikt, ook gewoon uit te zetten. Verwerk je e-mail in batches. Een keer of drie per dag is vaak genoeg.

Voel je niet verplicht om ieder mailtje ook meteen te beantwoorden. Het gros van de mail kan best even wachten. De meest e-mails zijn echt niet zo belangrijk. En voor werkelijk urgente zaken is er altijd nog de telefoon. Voed collega’s, managers en bazen maar gerust een beetje op.

4. Tweet op gezette tijden

En ja, dan is er tegenwoordig Twitter. Wat moeten we daar toch mee? Trap niet in die valkuil dat je Twitter de hele dag paraat moet hebben. Ik zie zoveel twitteraars die alleen maar tijd verdoen met het medium. Dat maakt twitteren kostbaar en het leidt enorm de aandacht af van echt belangrijke bezigheden.

Ben streng voor jezelf. Tweet op vaste tijden en neem je voor om een beperkt aantal tweets eruit te doen. Vijf bijvoorbeeld. Klaar daarmee? Sluit Twitter dan weer af.

5. Schoon nieuwsbrieven op

Moet je werkelijk al die nieuwsbrieven lezen die binnenkomen? Misschien moet je toch eens een selectie maken. Ruim eens lekker wat abonnementen op. Dat kan meestal makkelijk en snel via de verplichte afmeldlink. Creëer zo rust in je inkomende mailbox.

6. Schuif nieuwsbrieven naar achteren

Nu de nieuwsbrieven die er toe doen zijn overgebleven, kun je die de aandacht geven die ze verdienen. Maar let op, ze krijgen geen voorrang op jouw activiteitenlijstje. Markeer ze als je je e-mailbatches van punt 3 verwerkt. Op het eind van de dag vind je ze dan makkelijk terug en kun je ze alsnog lezen.

7. Bewaar Social Media Networking voor luie momenten

Dit gaat over je accounts bij LinkedIn, Facebook, Hyves en anderen. Belangrijk om bij te houden, maar soms toch ook een beetje Twitter-achtig. Lekker om te doen op momenten dat de aandacht verslapt. Iets voor de middagdip bijvoorbeeld. Of vul er de koffiepauze in de ochtend mee op. Ook hier geldt: stel jezelf beperkingen. Afzetten als je ermee klaar bent!

Een tevreden werker

Natuurlijk zijn mijn tips niet uitputtend. En ja, ik ben erg benieuwd naar jouw aanvullingen. Dus hou je alsjeblieft niet in!

Maar waar het om gaat is dat ik het accent weer op de juiste plek wil hebben: het bereiken van je doelen. Zonder dat je voortdurend wordt afgeleid door ruis. Jij gaat weer zelf je dagstructuur bepalen. Je zult zien dat er dan meer uit je handen komt. Dat maakt je een tevreden werker, en dat is goed voor je organisatie en goed voor je loopbaan.

Gerelateerde artikelen

1. WordPress plugin: Sociable – doe effe lekker sociaal
2. Push jouw unieke eigenschap die grote bedrijven jaloers maakt
3. Zin in geheimpjes? Zo ga je het allemaal redden vandaag

Wil je weten hoe je succesvol vrij kunt werken? Laat mijn artikelen naar je toe komen. Het kost niets en je stopt mij met één muisklik. Schrijf je nu in via RSS of E-mail.